1. Vertragsgegenstand
1.1. Die Auftragnehmerin übernimmt für den Auftraggeber die Digitalisierung, die elektronische Archivierung, sowie eine Kontrolle der für ihn bestimmten Postsendungen nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen.
1.2. Der Auftraggeber übergibt bzw. übersendet der Auftragnehmerin in regelmäßigen Abständen den bei ihm eingehenden Postverkehr (im Folgenden bezeichnet als: „Schriftstücke“). Aus Effizienzgründen soll der Auftraggeber seine Schriftstücke stets zum Ende einer jeden Woche an die Auftragnehmerin übermitteln.
1.3. Innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang der Schriftstücke bei der Auftragnehmerin erfolgt zunächst eine kurze Sichtung der Unterlagen. Sofern aus der Sicht eines verständigen Durchschnittsbürgers eine Reaktion (Zahlung, Stellungnahme, Vornahme einer Handlung, etc.) auf eines der Schriftstücke für geboten erscheint, wird die Auftragnehmerin den Auftraggeber von ihrer Einschätzung in Kenntnis setzen. Gegebenenfalls wird die Aufragnehmerin dem Auftraggeber die Einholung eines fachlichen Rates (Rechtsanwalt, Steuerberater, etc.) empfehlen. Der Auftraggeber erteilt bereits jetzt seine Einwilligung in die Weitergabe seiner Schriftstücke an die entsprechenden Fachleute, sofern diese im Einzelfall zur Einschätzung des weiteren Vorgehens erforderlich sein sollte. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Tätigkeit der Auftragnehmerin keine Rechtsberatung darstellt bzw. eine solche nicht ersetzt! Die Tätigkeit der Auftragnehmerin soll dem Auftragnehmer lediglich eine erste Orientierung liefern. Sie entbindet den Auftragnehmer jedoch nicht von seiner eigenen Obliegenheit, die für ihn bestimmten Schriftstücke inhaltlich zu prüfen. Der Auftragnehmer erteilt ferner seine Zustimmung zur Weitergabe der Schriftstücke an die Verbundpartner der Auftragnehmerin.
1.4. Innerhalb der unter 1.3. bezeichneten Frist werden die Schriftstücke anschließend eingescannt („digitalisiert“) und in elektronischer Form auf einem Server in einer eigens für den Auftraggeber erstellten Datenbank (im Folgenden bezeichnet als: „digitale Akte“) gesichert.
1.5. Der Zugriff auf diese digitale Akte erfolgt über das Internetportal der Auftraggeberin unter der Adresse: https://www.myBuero24.de
Die digitale Akte ist vor dem unberechtigten Zugriff durch Dritte über ein Passwortsystem gesichert. Die Benutzerdaten werden dem Auftraggeber innerhalb von 1 Woche nach Vertragsabschluss übermittelt. Der Auftraggeber kann während der Vertragslaufzeit ganztägig unter Verwendung seiner Benutzerdaten Einsicht in die digitale Akte nehmen.
1.6. Nach erfolgreicher Digitalisierung werden die Originalunterlagen für den Auftraggeber in dessen Aktenbestand bei der Auftragnehmerin abgeheftet und von dieser bis zur Vertragsbeendigung aufbewahrt.
1.7. Der unter Ziffer 1.5. genannte Aktenbestand wird jeweils zum Ablauf eines Kalenderjahres an den Auftraggeber nach terminlicher Abstimmung in den Geschäftsräumen der Auftragnehmerin ausgehändigt.
2. Zahlung und Verzug
2.1. Die Auftragnehmerin erhält für die unter Ziffer 1. Bezeichnete Tätigkeit eine Vergütung (im Folgenden bezeichnet als: „Servicepauschale“). Die Höhe der Servicepauschale wird individuell-vertraglich festgesetzt.
2.2. Die Servicepauschale ist jeweils monatlich im Voraus zum 01. eines jeden Monats an die Auftragnehmerin zu zahlen.
2.3. Für die Rechtzeitigkeit der Zahlung kommt es nicht auf die Absendung, sondern auf die Ankunft bzw. Gutschrift des Betrages an.
2.4. Gerät der Auftraggeber in Verzug mit seinen Zahlungen, ist die Auftragnehmerin berechtigt, dem Auftraggeber den Zugang zu dessen digitaler Akte für die Verzugsdauer zu sperren. Die Möglichkeit der Kündigung wegen Zahlungsverzugs nach Maßgabe von Ziffer 3. und die Geltendmachung von Schadensersatz bleiben hiervon unberührt.
3. Vertragslaufzeit/ Kündigung
3.1. Dieser Vertrag tritt am Tage der Unterzeichnung in Kraft und wird für die Dauer von 12 Monaten abgeschlossen.
3.2. Wird dieser Vertrag nicht mindestens 3 Monate vor seinem Ablauf gekündigt, verlängert er sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate.
3.3. Für die Rechtzeitigkeit der Kündigung kommt es nicht auf die Absendung, sondern auf den Zugang des Kündigungsschreibens an.
3.4. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.
3.5. Für die Auftragnehmerin liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn
3.5.1. der Auftraggeber seine Zahlungen unberechtigt einstellt,
3.5.2. der Auftraggeber für zwei aufeinander folgende Monate mit der Bezahlung der Servicegebühr oder eines wesentlichen Servicegebühr-Teilbetrages oder über einen Zeitraum von mehr als zwei Monaten mit der Bezahlung von Servicegebühren, deren Höhe die Servicegebühr von zwei Monaten übersteigt, in Verzug ist,
3.5.3. der Auftraggeber sich im Verzug befindet und trotz Mahnung nicht zahlt,
3.5.4. ein sonstiger wichtiger Grund vorliegt.
3.6. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
3.7. Die Möglichkeit zur Geltendmachung von Schadensersatz wird durch die Kündigung nicht berührt.
4. Rechte und Pflichten nach Beendigung des Vertrages:
4.1 .Der Auftraggeber verpflichtet sich, innerhalb von 1 Monat nach ordnungsgemäßer Beendigung dieses Vertrages seinen gesamten Aktenbestand bei der Auftragnehmerin abzuholen.
4.2.Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, dem Auftraggeber für den Zeitraum von 1 Monat nach Beendigung dieses Vertrages, den Zugriff zu seiner digitalen Akte zu gestatten. Nach Ablauf der Monatsfrist wird die Auftragnehmerin die digitale Akte und damit sämtliche von ihr elektronisch erfassten Schriftstücke des Auftraggebers löschen. Der Auftraggeber erteilt hierzu bereits jetzt sein Einverständnis.
4.3. Auf ausdrücklichen, schriftlich eingereichten Wunsch des Auftraggebers wird die Auftragnehmerin die gesamte digitale Akte vor Ablauf der unter Ziffer 4.2 bezeichneten Monatsfrist löschen.
5. Haftung
5.1. Die vertragliche und außervertragliche Haftung der Auftragnehmerin ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, soweit es sich nicht um die Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Gleiches gilt für die Haftung unserer Erfüllungsgehilfen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, die vorvertragliche Haftung und die Haftung für Garantieerklärungen bleiben hiervon unberührt.
5.2. Soweit die Auftragnehmerin nicht aufgrund einer übernommenen Garantie haftet, ist die Haftung für Schadensersatzansprüche ansonsten wie folgt beschränkt: Für leicht fahrlässig verursachte Schäden haftet die Auftragnehmerin nur, soweit diese auf der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten) beruhen. Kardinalpflichten sind solche Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner vertrauen durfte. Die Haftung Auftragnehmerin für einfache Fahrlässigkeit nach dieser Regelung ist auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
5.3. Die Haftung der Auftragnehmerin für Sach- und Vermögensschäden ist der Höhe nach auf den Jahresbetrag der Servicepauschale beschränkt.
6. Salvatorische Klausel
6.1. Sollte eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Regelungen tritt die rechtlich zulässige Regelung, die dem von den Parteien mit der zulässigen Regelung wirtschaftlich gewollten am nächsten kommt. Dasselbe gilt für den Fall einer vertraglichen Lücke.
6.2. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen bedürfen in jedem Fall der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.
7. Widerrufsrecht
7.1. Der Auftraggeber kann seine Vertragserklärung innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen in Textform (z. B. Brief, Fax, E-Mail) widerrufen. Die Frist beginnt nach Erhalt dieser Belehrung in Textform, jedoch nicht vor Vertragsschluss und auch nicht vor Erfüllung unserer Informationspflichten gemäß Artikel 246 § 2 in Verbindung mit § 1 Abs. 1 und 2 EGBGB?. Zur Wahrung der Widerrufsfrist genügt die rechtzeitige Absendung des Widerrufs. Der Widerruf ist zu richten an:
myBuero24
Janina Dietze
Emser Str. 9
10719 Berlin
Email: info@myBuero24.de
Tel: 030 555 77 621-0
Fax: 030 555 77 621-1
7.2. Im Falle eines wirksamen Widerrufs sind die beiderseits empfangenen Leistungen zurückzugewähren und ggf. gezogene Nutzungen (z. B. Zinsen) herauszugeben. Kann der Auftraggeber der Auftragnehmerin die empfangene Leistung ganz oder teilweise nicht oder nur in verschlechtertem Zustand zurückgewähren, der Auftraggeber der Auftragnehmerin insoweit ggf. Wertersatz leisten. Dies kann dazu führen, dass der Auftraggeber die vertraglichen Zahlungsverpflichtungen für den Zeitraum bis zum Widerruf gleichwohl erfüllen muss. Verpflichtungen zur Erstattung von Zahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen erfüllt werden. Die Frist beginnt für den Auftraggeber mit der Absendung seiner Widerrufserklärung, für die Auftragnehmerin mit deren Empfang.
Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig, wenn der Vertrag von beiden Seiten auf den ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers vollständig erfüllt ist, bevor dieser das Widerrufsrecht ausgeübt hat.
8. Datenschutz
8.1 Die personenbezogenen Daten des Auftraggebers werden zur Erstellung und Einrichtung der digitalen Akte von der Auftragnehmerin erhoben und elektronisch verarbeitet. Die Auftragnehmerin ist zugleich die verantwortliche Stelle für die Erhebung und Verarbeitung der Daten des Auftraggebers
8.2. Die Daten werden nur zum Zwecke der Umsetzung des Vertragsgegenstands und nur so lange, wie es für die Durchführung des Servicevertrages erforderlich ist, elektronisch verarbeitet und gespeichert.
8.3. Die im Rahmen der Vertragsabwicklung von der Auftragnehmerin erfassten Daten dienen ausschließlich zur Durchführung dieses Vertrages und werden keiner anderen Verwendung zugeführt. Die Daten werden insbesondere ohne Zustimmung des Auftraggebers nicht an Dritte (ausgenommen hiervon sind die unter Ziffer 1.2 genannten Personenkreise), die mit der Durchführung und Abwicklung dieses Vertrages nicht in Verbindung stehen, weitergegeben oder zur Nutzung überlassen.
8.4. Der Auftraggeber kann jederzeit seine gespeicherten Daten über seine digitale Akte einsehen.